Ewidencjonowanie czasu pracy oddzielnie dla każdego pracownika to obowiązek, który spoczywa na pracodawcach. Ewidencja czasu pracy składa się z kilku elementów i musi zawierać precyzyjnie określone w obowiązujących przepisach informacje. W naszym artykule przedstawiamy, w jakich celach prowadzi się ewidencję czasu pracy, jakie dokładnie informacje znajdują się w tego typu dokumentach oraz jakie mogą być konsekwencje nieprowadzenia lub nierzetelnego ich prowadzenia.
Cele prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników
Ewidencja czasu pracy pracownika jest prowadzona m.in. w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z wykonywaną przez niego pracą. Na żądanie, przygotowywany dokument może być też udostępniony do wglądu pracownikowi. Oryginał dokumentu zawsze pozostaje jednak własnością pracodawcy.
Dokładny kształt dokumentu i zakres informacji, jakie powinny się w nim znajdować, zostały precyzyjnie określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. O tym, jakie dokładnie informacje muszą się znajdować w ewidencji czasu pracy, opowiedział nam nasz rozmówca, specjalista z Biura audytorsko-księgowego eKFK w Warszawie:
W ewidencji czasu pracy muszą się znajdować przede wszystkim informacje dotyczące godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczby godzin przepracowanych w porze nocnej, ilości wykonanych nadgodzin oraz dni wolnych od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia. Obecnie obowiązujący zakres informacji, które muszą się znaleźć w prowadzonej ewidencji czasu pracy, jest szerszy niż wcześniej. Zmiany w przepisach zostały wprowadzone w 2019 roku. Wcześniej w ewidencji wystarczało wpisać np. ilość przepracowanych godzin, natomiast teraz niezbędne jest też określenie godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy.
Jakie informacje powinny się obecnie znajdować w ewidencji czasu?
Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników, zwłaszcza w dużych firmach, które zatrudniają wiele osób, warto jest powierzyć specjalistycznym firmom. Poprzez outsourcing prowadzenia usług kadrowych tak naprawdę często można zaoszczędzić dużo pieniędzy. W prowadzonej ewidencji czasu pracy musi się znajdować dość szeroki zakres informacji. Nasz rozmówca wspomniał, że obecnie obowiązujące przepisy, poza liczbą przepracowanych godzin, wymuszają wpisywanie również godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy. Poza tym w takiej ewidencji muszą się też znaleźć dokładne informacje dotyczące rodzajów i wymiarów zwolnień od pracy, czyli nie tylko wymiar zwolnień od pracy, które są usprawiedliwione, ale także tych nieusprawiedliwionych. W ewidencji czasu pracy koniecznie muszą być też umieszczone informacje dotyczące systemu czasu pracy, w jakim jest zatrudniony pracownik, jak również informacje dotyczące obowiązujących pracownika i przepracowanych dyżurów.
Zasady ewidencji uproszczonej
W przypadku niektórych pracowników możliwe jest prowadzenie ewidencji uproszczonej. W ewidencjach w takiej formie nie są wyszczególnione godziny pracy pracowników. W pozostałym zakresie ewidencja uproszczona zawiera jednak takie same informacje o pracy jak ewidencja pełna.
Ewidencja uproszczona może być stosowana jedynie w przypadku pracowników, którzy są objęci systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy oraz pracowników, którzy otrzymują ryczałt za pracę w porze nocnej lub za godziny nadliczbowe.
Jakie mogą być konsekwencje nieprowadzenia lub nierzetelnego prowadzenia ewidencji czasu pracy?
Za nieprowadzenie odpowiedniej ewidencji czasu pracy pracodawcom mogą grozić narzucone przez Inspekcję Pracy sankcje. Ich zakres jest uzależniony od stopnia naruszenia obowiązujących przepisów. Jeżeli stwierdzone przez inspektora uchybienia dotyczą jedynie technicznych braków, czyli np. nieuwzględnienia zapisów o zrealizowaniu przez pracowników prawa do urlopów wypoczynkowych, kara może być ograniczona do przesłania przez inspektora do pracodawcy wniosku o prawidłowe prowadzenie ewidencji czasu pracy i umieszczenie w tych dokumentach wszystkich wymaganych informacji. Brak prawidłowego prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników może naruszać ich prawa. Jeżeli inspektor stwierdzi, że naruszenie dotyczące prowadzenia ewidencji czasu pracy jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, może nałożyć na pracodawcę karę grzywny w wysokości do 2 000 zł lub wystąpić w charakterze oskarżyciela publicznego przed sądem grodzkim o nałożenie na pracodawcę kary w wysokości do 20 000 zł.
